KPIs inmobiliarios: 12 métricas con fórmula y plantilla

Si buscas «cómo medir ventas inmobiliarias» te encontrarás listas de 40 métricas traducidas del mercado estadounidense, con cifras «de referencia» que nadie dice de dónde salen. Esta guía es lo contrario: pocas métricas, cada una con su fórmula, de dónde sacas el dato y cada cuánto mirarla, y una referencia solo cuando existe una fuente que se pueda comprobar. Si lo que quieres es entender las etapas que hay detrás de estos números, empieza por el embudo de ventas inmobiliario.

¿Qué KPIs debe medir una agencia inmobiliaria?

Doce, repartidos en cuatro bloques: captación de compradores (lo que entra), conversión (lo que avanza), captación de propietarios (tu producto) y economía (lo que ganas y lo que te cuesta). Esta es la tabla resumen; debajo va cada uno en detalle.

Y una decimotercera que no es un KPI sino el resultado de todos: los ingresos por agente (honorarios cobrados en el mes entre número de agentes). La ponemos al final del cuadro de mando.

¿Cómo se mide la captación de compradores?

Con tres números: cuántos leads entran, en cuánto tiempo los contestas y cuántos llegan a tener una conversación contigo. Son los primeros en moverse cuando algo va mal, así que se miran cada semana.

1. Leads nuevos por canal

• Fórmula: número de contactos nuevos en el periodo, separado por origen (portal, WhatsApp, Instagram, Facebook, web, llamada, oficina, referido).
• Cómo obtener el dato: el canal se anota cuando entra el lead, no después. Si no lo apuntas en el momento, en un mes no sabrás de dónde vino nadie.
• Frecuencia: semanal.
• Referencia: contigo mismo. Lo que importa es la tendencia por canal y cruzarlo con los KPIs 4 y 12: un canal con muchos leads y pocas visitas es caro aunque parezca que funciona.

2. Tiempo de primera respuesta

• Fórmula: la mediana de minutos entre que llega el mensaje del lead y le contesta una persona o un asistente que conversa (un acuse automático tipo «te llamamos» no cuenta).
• Cómo obtener el dato: en WhatsApp y en el correo tienes la hora de cada mensaje. Coge 20 leads de la semana y apunta las dos horas.
• Frecuencia: semanal, y mira aparte los que entran de noche y en fin de semana.
• Referencia: no hay un dato publicado del sector en España. Fuera del sector, el estudio de Harvard Business Review que auditó 2.241 empresas de EE. UU. encontró que las que intentaban contactar en la primera hora tenían casi siete veces más probabilidades de calificar al lead que las que tardaban una hora más; y que el tiempo medio de respuesta era de 42 horas.

¿Por qué mediana y no media? Porque un solo lead contestado a los tres días te dispara la media y esconde que el resto se contestó rápido (o al revés). La mediana es «la mitad de los leads se contestan en menos de X minutos», que es lo que te interesa. Como dato propio: en Remmit la mediana de primera respuesta en producción ronda los 35 segundos (septiembre de 2026), porque contesta un asistente con IA. Si quieres bajar el tuyo sin herramientas, tienes un plan en cómo responder a los leads rápido.

3. Tasa de contacto

• Fórmula: leads que han respondido al menos una vez / leads nuevos × 100.
• Cómo obtener el dato: de la misma muestra del KPI 2: ¿hubo conversación de ida y vuelta?
• Frecuencia: semanal.
• Ojo: no es lo mismo que la etapa «contactado» del pipeline, que solo significa que tú ya le has respondido. Aquí cuenta que el lead te conteste.
• Referencia: contigo mismo. Es el KPI que más dinero esconde: cada lead que no llega a hablar contigo es una operación que no puede pasar. Lo explicamos en por qué tu agencia pierde leads.

¿Cómo se mide la conversión de leads a operaciones?

Con tres tasas de paso: de calificado a visita, de visita a oferta y de oferta a cierre. Mídelas por cohortes: coge los leads que entraron en un mes de hace tres y sigue hasta dónde llegaron. Si divides las visitas de este mes entre los leads de este mes, mezclas personas distintas y el número no significa nada.

4. Tasa de visita

• Fórmula: visitas hechas / leads calificados × 100. Un lead calificado es el que tiene presupuesto, zona, plazo y financiación conocidos y encaja en tu cartera.
• Cómo obtener el dato: del calendario (visitas que se hicieron, no las agendadas) y del pipeline (calificados).
• Frecuencia: semanal.
• Referencia: contigo mismo. Mide también la tasa de asistencia (visitas hechas / visitas agendadas): si baja, revisa los recordatorios.

5. Conversión visita → oferta

• Fórmula: ofertas recibidas / visitas hechas × 100. Su inversa es muy útil para planificar: visitas por oferta.
• Cómo obtener el dato: anota cada oferta con fecha, importe e inmueble.
• Frecuencia: mensual (con pocas ofertas, la semanal es ruido).
• Referencia: contigo mismo, y compara entre agentes y entre inmuebles. Un inmueble con muchas visitas y ninguna oferta casi siempre tiene un problema de precio, no de agente.

6. Conversión oferta → cierre

• Fórmula: operaciones cerradas (arras o contrato) / ofertas × 100.
• Cómo obtener el dato: de tu registro de ofertas. Añade el motivo de las que no cierran (financiación, negociación, otro comprador).
• Frecuencia: mensual.
• Referencia: contigo mismo. Si muchas caen por financiación, el arreglo está en la calificación, no en la negociación.

¿Cómo se mide la captación de propietarios?

Con dos KPIs que casi ninguna guía trae y que deciden el negocio a seis meses: cuántas valoraciones acaban en encargo y cuántos encargos son en exclusiva. Sin cartera no hay leads, y sin exclusivas compites con otras agencias por el mismo piso.

7. Valoraciones que acaban en encargo

• Fórmula: encargos firmados / valoraciones hechas × 100 (de la misma cohorte de valoraciones).
• Cómo obtener el dato: una lista de valoraciones con fecha, propietario y resultado.
• Frecuencia: mensual. Cuenta también las valoraciones hechas: es el indicador adelantado de tu cartera.
• Referencia: contigo mismo.

8. Ratio de exclusivas

• Fórmula: encargos en exclusiva / encargos firmados en el periodo × 100.
• Cómo obtener el dato: la hoja de encargo dice si es en exclusiva.
• Frecuencia: mensual.
• Referencia: contigo mismo. Mídelo también por agente: suele haber mucha diferencia entre quien la pide siempre y quien no la pide nunca. Ideas para subirlo en cómo conseguir 5 exclusivas al mes.

9. Días en el mercado

• Fórmula: mediana de días entre la publicación del inmueble y la firma de arras (o del contrato, en alquiler).
• Cómo obtener el dato: fecha de alta en portales y fecha de arras de cada operación del mes.
• Frecuencia: mensual, separando venta y alquiler.
• Referencia verificable: según idealista, de las viviendas vendidas en su portal en el segundo trimestre de 2026, el 7 % llevaba menos de una semana anunciada, el 19 % entre una semana y un mes, el 27 % entre uno y tres meses, el 36 % entre tres meses y un año y el 11 % más de un año. Es decir, algo más de la mitad (53 %) se vendió en menos de tres meses. Si tu mediana pasa de tres meses, estás en la mitad lenta.

10. Rebaja sobre el precio de salida

• Fórmula: (precio de salida − precio de cierre) / precio de salida × 100. Mide también el porcentaje de inmuebles que han necesitado al menos una rebaja.
• Cómo obtener el dato: el precio con el que publicaste y el de las arras.
• Frecuencia: mensual.
• Referencia parcial: idealista publicó que el 16 % de los anuncios en venta rebajó su precio en el segundo trimestre de 2026, con un descuento medio del 6 % sobre el precio inicial. Ojo: compara precios anunciados, no precios de cierre, así que sirve para tu porcentaje de inmuebles rebajados, no para tu margen de negociación final. Si muchos de tus encargos necesitan rebaja, el problema está en la valoración de entrada.

¿Cuánto cuesta y cuánto deja cada operación?

Con tres números: comisión media, coste por lead, visita y operación, e ingresos por agente. Son los que te dicen si el negocio es rentable y dónde poner el dinero.

11. Comisión media

• Fórmula: honorarios cobrados por la agencia / operaciones cerradas en el periodo. Sepáralo por venta y alquiler.
• Cómo obtener el dato: de tus facturas, no del porcentaje teórico del encargo.
• Frecuencia: mensual y trimestral.
• Referencia: contigo mismo, y contra la evolución de precios de tu zona. Según idealista, el precio pedido de la vivienda usada en España subió un 11,8 % interanual en el tercer trimestre de 2026, hasta 2.930 €/m². Si cobras un porcentaje y tu comisión media no se mueve con los precios, estás rebajando honorarios o vendiendo inmuebles más baratos que antes.

12. Coste por lead, por visita y por operación

• Fórmula: gasto en captación de compradores del mes (cuotas de portales, anuncios en redes, Google Ads) / leads nuevos, / visitas hechas y / operaciones cerradas.
• Cómo obtener el dato: facturas de portales y de anuncios, y los KPIs 1, 4 y 6. Si puedes, por canal.
• Frecuencia: mensual.
• Referencia: contigo mismo. El coste por lead engaña: un canal barato por lead puede salir caro por visita. Compara canales siempre por coste por visita.

Extra: ingresos por agente

Honorarios cobrados en el mes entre el número de agentes (a jornada completa equivalente). Es el resultado de todos los anteriores y el número que te dice si puedes contratar. Mídelo cada mes y en media de tres meses móviles, porque una sola escritura lo mueve mucho.

¿Cómo va el mercado para compararte?

Tus números solo se entienden al lado de los del mercado. Si tus operaciones caen un 20 % y el mercado cae un 3 %, el problema es tuyo; si caen igual que el mercado, no. Dos fuentes primarias que conviene mirar cada mes:

• Compraventas (INE). En 2025 se inscribieron 714.237 compraventas de viviendas, un 11,5 % más que en 2024. En julio de 2026 fueron 61.417, un 5,1 % menos que un año antes, y en lo que va de año la caída acumulada es del 3,0 %. El INE publica cada mes por provincias y comunidades.
• Precios (idealista). idealista publica cada mes y cada trimestre su índice de precio pedido por metro cuadrado, con desglose por comunidades, provincias y capitales; el último trimestral deja la vivienda usada en 2.930 €/m² en España. Es precio de oferta, no de escritura: sirve para ver la tendencia de tu zona, no para tasar.

El cuadro de mando semanal de una página

Este es el cuadro de mando que proponemos, con el método que llamamos 12-20-1: 12 KPIs en una sola página, 20 minutos de reunión cada lunes y 1 decisión al salir. Funciona igual con 2 personas que con 15.

1. Antes del lunes: una persona rellena la columna de la semana (los mensuales, la última semana del mes).
2. Minutos 0-5: se leen los números en voz alta. Sin discutir todavía.
3. Minutos 5-15: se busca el KPI que más ha empeorado respecto a las cuatro semanas anteriores, empezando por arriba (los de captación avisan antes).
4. Minutos 15-20: se decide una sola acción, con responsable y fecha, para ese KPI.
5. El lunes siguiente: lo primero, ¿se hizo la acción y se movió el número?

Para pasarlo a Excel o Google Sheets, copia este bloque y pégalo en la celda A1 (si no se separa solo en columnas, usa «Datos → Dividir texto en columnas» con el punto y coma como separador):

KPI;Fórmula;Semana 1;Semana 2;Semana 3;Semana 4;Objetivo
Leads nuevos (por canal);Contactos nuevos en la semana;;;;;
Tiempo de primera respuesta;Mediana de minutos hasta el primer mensaje;;;;;
Tasa de contacto;Leads con respuesta / leads nuevos;;;;;
Tasa de visita;Visitas hechas / leads calificados;;;;;
Visita a oferta;Ofertas / visitas hechas;;;;;
Oferta a cierre;Operaciones cerradas / ofertas;;;;;
Valoraciones y encargos;Encargos firmados / valoraciones hechas;;;;;
Ratio de exclusivas;Encargos en exclusiva / encargos firmados;;;;;
Días en el mercado;Mediana de días desde publicación hasta arras;;;;;
Rebaja sobre precio de salida;(Precio de salida - precio de cierre) / precio de salida;;;;;
Comisión media;Honorarios cobrados / operaciones cerradas;;;;;
Coste por visita;Gasto en captación de compradores / visitas hechas;;;;;
Ingresos por agente;Honorarios cobrados / agentes;;;;;

Ejemplo trabajado: el mes de una agencia de 5 agentes

Todos los números son ilustrativos, para ver cómo se calcula cada KPI y qué decisión sale de ellos. Una agencia de 5 agentes, en un mes:

¿Qué decide esta agencia el lunes? Dos cosas saltan a la vista. La primera, el tiempo de respuesta: de día va bien, pero los leads de noche y fin de semana esperan 14 horas, y la tasa de contacto (75 %) dice que uno de cada cuatro leads se pierde antes de hablar. Es el KPI más alto del cuadro que está mal, así que es la decisión de este mes: cubrir noches y fines de semana. La segunda, los 95 días en el mercado: está en la mitad lenta según los datos de idealista, lo que apunta a revisar precios de salida en las próximas valoraciones. Esa se queda apuntada para el mes que viene: una decisión cada vez.

Si quieres ver cuánto vale cada etapa de este embudo en euros, la cuenta completa está en el ejemplo del embudo de ventas. Y para decidir a qué lead llamar primero dentro de cada etapa, en lead scoring inmobiliario.

¿Qué errores invalidan los KPIs de una inmobiliaria?

• Medir medias en vez de medianas en tiempos (respuesta, días en el mercado): un caso raro te cambia el número.
• Mezclar meses en las tasas de conversión. Usa cohortes: los leads de un mes, seguidos hasta el final.
• Contar visitas agendadas como hechas. Las que no se hicieron no venden nada.
• No anotar el canal al entrar. Sin canal no hay coste por visita por canal, y sin eso no sabes qué portal o anuncio pagar.
• Mirar solo operaciones cerradas. Llegan con meses de retraso: cuando bajan, el problema empezó hace un trimestre en los KPIs de arriba.
• Demasiados KPIs. Si el cuadro no cabe en una página, nadie lo rellena en la tercera semana.

¿Qué KPIs te da un CRM inmobiliario sin rellenarlos a mano?

Los de captación y conversión, si el CRM registra el origen, la etapa y las fechas de cada lead. Es lo que más cuesta mantener en una hoja de cálculo y lo primero que deja de actualizarse.

En Remmit, cada lead entra con su canal (WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, el formulario web) en un inbox unificado, y el asistente con IA lo contesta, lo califica y le agenda la visita. Cada paso mueve al lead por el pipeline (nuevo, contactado, calificado, visita agendada, visitado, oferta, cerrado o perdido), con filtros por agente, canal y fechas. Así, los KPIs 1 a 4 salen del propio sistema. Los económicos (comisión media, coste de portales) siguen viniendo de tus facturas: ningún CRM los adivina. Tienes la visión completa de qué debe hacer la herramienta en CRM inmobiliario: qué es y qué hace.